Para realizar un embarque maritimo de mercancías es preciso contar con ciertas documentaciones pertinentes establecidas por normativas internacionales. Se trata de un tipo de recibos que se otorgan al embarcador en cuestión de las mercancías que se le han entregado. De esta manera se demuestra y se establece una especie de contrato de transporte, lo cual brinda a ambas partes ciertos derechos sobre las mercancías del embarque maritimo en cuestión.
Estos documentos deben ser emitidos en forma de juegos originales, comúnmente son dos o tres dependiendo de las necesidades y circunstancias, de todas formas cualquiera de estos documentos pueden utilizarse como comprobante para tomar en posesión las mercancías, de esta manera aquel que posea los documentos necesarios puede acreditar su posesión sobre la mercancía.
Estos aspectos son de carácter fundamental para los embarques marítimos, mayormente en las ocasiones donde se realiza pagos documentales, es decir mediante operaciones bancarias. Las operaciones de transporte y distribución no son realmente una de las actividades más importantes de la náutica, sin embargo no es conveniente dejar de prestar buena atención a los embarques maritimos y las partes de los procesos de logísticas en las cuales intervienen las embarcaciones.
Los transportistas y exportadores deben conocer los productos que trasladan, principalmente sus características particulares y condiciones en las cuales deben ser transportados.
De manera que cuando se realice el embarque maritimo el producto este preparado para ser trasladado, en cuanto a las condiciones necesarias y las cuestiones administrativas, ya sea, etiquetado, embalaje, documentaciones de aduana y trámites de seguro.
En muchos casos, suele ocurrir que el transportista desconoce la clase de material que debe transportar, ya que la transacción se realiza de manera muy distante pues el pedido de traslado se realiza muchas veces desde el lugar de destino, esta es una razón muy importante por la cual es necesario que se sigan todos los requerimientos administrativos para que el embarque maritimo se lleve a cabo de forma correcta.
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